Transformer la manière d’animer les réunions : un premier pas vers le respect de chacun

Un peu d’histoire

*Le mot « sociocratie » a été inventé par Auguste Comte, philosophe français du début du XIXe siècle *que l’on considère comme le père de la sociologie.

Ce terme signifie littéralement le gouvernement des associés, c’est-à-dire d’un ensemble de personnes qui partagent une vision, une mission, des règles de fonctionnement et des objectifs qu’ils souhaitent réaliser ensemble. Kees Boeke (1884 – 1966), psychosociologue et pédagogue hollandais reprit le terme « sociocratie » pour décrire un mode d’organisation avec trois règles qu’il expérimenta au sein de la Werkplaats Community School en Hollande :

1. les intérêts de tous les membres sont pris en considération, chacun acceptant de se soumettre aux intérêts de la communauté ;

2. Une solution n’est adoptée que si elle est acceptée par ceux qui vont la mettre en œuvre ;

 3..  tous les membres sont prêts à agir conformément aux décisions prises unanimement.

Gerard Endenburg fut l’un des élèves de cette école. Devenu ingénieur en électromécanique, il hérita de la direction de l’entreprise familiale au début des années 70 et il voulut y recréer la même qualité de participation qu’il avait expérimentée au sein de la Werkplaats Community School.

Mais dans une entreprise, les règles formulées par Kees Boeke n’étaient pas utilisables en l’état. Gerard Endenburg devait prendre en compte les intérêts de toutes les parties prenantes, investisseurs compris, et garantir l’atteinte des objectifs de l’entreprise sans dépendre de la seule bonne volonté des employés pour prendre des décisions unanimes.

Il s’inspira du fonctionnement des organismes vivants ou des systèmes cybernétiques et conclut que pour rendre son entreprise capable de s’auto-organiser et permettre à tous les membres d’y prendre toute leur part, il lui fallait organiser l’équivalence entre eux.

L’équivalence, c’est l’affirmation que tous sont sujets et non pas objets du projet commun et que la contribution de chacun est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise collective. L’équivalence, c’est le droit reconnu à chacun de consentir ou non à une décision qui modifie de façon significative et durable les orientations, les modalités de son travail ou du travail de son équipe, voire de toute l’entreprise.

Endenburg devait également prendre en compte que dans un système dynamique, ou un organisme vivant, trois fonctions coopèrent dans l’équivalence : une fonction d’orientation qui fixe un objectif, une fonction d’exécution qui vise à réaliser l’objectif, une fonction de mesure qui évalue l’écart entre l’objectif et sa réalisation.

Actualité de la sociocratie

La sociocratie, que les Américains préfèrent appeler « Gouvernance dynamique », est pratiquée aux Pays-Bas depuis plus de quarante ans dans des organisations variées : entreprises industrielles ou commerciales, associations, écoles, administrations. Des évaluations formelles ont démontré que ces organisations connaissent un fort accroissement au niveau de l’innovation et de la productivité, une réduction du nombre de réunions, une réduction du taux d’absentéisme pour maladie et une implication accrue de tous les membres.

En France, la sociocratie est encore largement méconnue, mais elle fait son chemin et c’est le monde associatif qui s’en est emparé le premier. Des associations, grandes et petites, des groupes d’habitats groupés, revendiquent un fonctionnement sociocratique et utilisent la méthode avec profit. Des collectivités et de petites entreprises s’y intéressent également.

En pratique Pour installer l’équivalence des personnes et des trois fonctions dans son entreprise, Gerard Endenburg a jugé que la structure pyramidale classique était adéquate pour « exécuter », mais inadéquate pour « orienter ». Pour prendre les décisions d’orientation – qui concernent les objectifs, les processus de travail, les règles de fonctionnement – il fallait une structure spécifique pour que ces décisions puissent être prises, à leur niveau, par ceux qu’elles concernent. Il a progressivement formulé et expérimenté quatre règles : le cercle, le consentement, le double lien et l’élection sociocratique.

La sociocratie n’est pas seulement une idéologie des relations de pouvoir dans les organisations, c’est aussi un ensemble de méthodes relativement codifiées. 

Pour permettre l’émergence de relations démocratiques, il est nécessaire paradoxalement d’être directif sur la forme pour favoriser le maximum de liberté sur le fond.

Voici le protocole que propose John A. Buck et Gerard Endenburg, fondateurs du mouvement dans leur livre “La sociocratie, les forces créatrices de l’auto-organisation” traduit par Gilles Charest, consultant canadien certifié en sociocratie. 

Même si on n’adopte pas la démarche complète, la manière de gérer les réunions fondée sur le respect de l’expression de chacunconstitue une première approche intéressante. 

La méthode d’animation de réunion s’organise en 7 étapes : 

0. Les règles de base : Les participants se réunissent autour de l’animateur qui a été élu par les membres du cercle ainsi que le secrétaire pour une durée qui a été défini avec le groupe. Le manager est présent ainsi que le représentant du cercle des superviseurs. 

1. Définition du problème : Les membres du  cercle se mettent d’accord sur la définition du problème 

2. La proposition : Une personne a été chargée de préparer une ou des solutions avant la réunion. Le “proposeur” présente sa proposition. L’animateur n’autorise que des questions de clarification. A ce stade, il n’y  a pas de discussion. 

3. Les réactions : L’animateur propose un tour de table où chacun est invité à s’exprimer 

4. Les amendements : Le proposeur, s’il le juge opportun, modifie sa proposition en tenant compte des réactions des participants 

5. Les objections : L’animateur enregistre alors les objections qu’il écrit sur un tableau sans les discuter 

6. Discussion : l’animateur demande ensuite au groupe de trouver des moyens d’améliorer la proposition en utilisant les objections qui viennent d’être formulées. 

7. Le consentement : L’animateur demande aux membre du cercle s’ils ont d’autres objections à formuler. Si des objections sont à nouveau formulées il reprend l’étape 5 et 6. Il est important de rappeler qu’une objection doit être argumentée rationnellement pour être acceptée par l’animateur et les membres du groupe. Elle ne peut en aucun cas relever d’un affect non étayé par des arguments solides.  

La sociocratie est un mode de gouvernance partagée qui permet à une organisation, quelle que soit sa taille — d’une famille à un pays —, de fonctionner efficacement selon un mode auto-organisé caractérisé par des prises de décision distribuées sur l’ensemble de la structure.

Son fondement moderne est issu des théories systémiques et date de 1970.

La sociocratie s’appuie sur la liberté et la co-responsabilisation des acteurs. Dans une logique d’auto-organisation faisant confiance à l’humain, elle va mettre le pouvoir de l’intelligence collective au service du succès d’objectifs communs.

Cette approche permet donc d’atteindre ensemble un objectif partagé, dans le respect des personnes, en préservant la diversité des points de vue et des apports de chacun, ceci en prenant appui sur des relations interpersonnelles de qualité.

Contrairement à des évolutions plus récentes comme l’holacratie, le modèle sociocratique est ouvert et libre de droit.

La Sociocratie

Quelle est la quête ?

Méthode d’organisation ayant pour objectif de créer des organisations harmonieuses, basées sur les valeurs
d’équivalence, d’efficacité et de transparence.

Histoire

A la fin des années 1960, Gerard Endenburg, un ingénieur Hollandais de religion quaker (non-violente) qui dirigeait une société d’électrotechnique, a voulu diriger son entreprise de manière humaine, tout en conservant, voire développant, son efficacité et sa compétitivité.

En se basant sur les idées du pédagogue
pacifiste Kees Boeke, et en y intégrant ses connaissances en théorie des systèmes, en cybernétique et la culture du feedback. Gerard Endenburg a créé, au début des années 1970, un nouveau style de gouvernance qu’il a appelé sociocratie, un mot inventé par le philosophe français Auguste Comte au début du XIXe siècle,
que l’on considère comme le père de la sociologie.

Son sens étymologique provient du latin socius «compagnon, associé, allié » et du grec krátos « pouvoir, puissance, force ».

Principes

Une organisation qui opte pour la sociocratie définit :

• Une vision : décrire la situation que nous voulons pour le monde qui nous entoure.
• Une mission : décrire la contribution que nous sommes en capacité d’apporter pour aller vers la réalisation de cette vision.
• Des buts : décrire ce que nous voulons atteindre concrètement comme résultats dans un délai déterminé, en tenant compte des contraintes et des opportunités de notre environnement.
Les cercles créés dans l’organisation définissent également ces trois aspects.
Une boucle de rétroaction est préconisée dans la mise en œuvre opérationnelle d’un système sociocratique.

Concrètement dans l’organisation

Dans la pratique, la sociocratie repose sur 4 principes de base :

1 – le consentement
En sociocratie, une décision est prise au consentement. Il s’agit de travailler des propositions qui ensuite
feront l’objet de tours d’objection auprès de chacun des participants d’un groupe. L’objection n’est pas une préférence mais doit être argumentée et justifiée.

Toutes les décisions ne sont pas prises au consentement, notamment pour la gestion courante des affaires. Il est définit par consentement quelles seront les décisions qui seront prises au consentement ou non et pour quelle durée.

2 – les cercles

La structure de décision de l’organisation est parallèle à sa structure fonctionnelle. A chaque élément de celle ci correspond un cercle. Les cercles sont connectés entre eux et organisent leur fonctionnement en utilisant la règle du consentement.

Tous les membres de l’organisation appartiennent à au moins un cercle.

Chaque cercle est notamment responsable de la définition de sa mission, sa vision et ses objectifs, de son fonctionnement et de la mise en œuvre des objectifs, définis par le cercle de niveau supérieur.

3 – le double lien
Un cercle est relié au cercle de niveau immédiatement supérieur par deux personnes distinctes qui participent pleinement aux deux cercles. L’une est élue par le cercle et le représente, l’autre est désignée par le cercle de niveau supérieur et est le leader fonctionnel du cercle.

4 – l’élection sans candidat
Quand il s’agit de choisir une personne pour occuper une fonction, chaque personne du cercle est invitée à nommé une personne du cercle (elle y compris!) d’abord par écrit, de façon non anonyme, puis à l’oral tout en donnant des éléments qui expliquent son choix.
Ensuite, un tour de consentement vient valider le choix de la personne à la fonction.

L’objectif est de parler de façon positive de ses collaborateurs, de voter AVEC et non POUR ou CONTRE
une personne pour remplir une mission.

A chaque organisation d’appliquer ces principes comme elle le souhaite, de façon la plus ajustée à sa culture et ses objectifs.
Exemples / milieux où c’est mis oeuvre
Du fait de son origine, la sociocratie s’est particulièrement développée aux Pays-Bas, aussi bien dans les milieux économiques traditionnels que dans les milieux éducatifs. La sociocratie y est d’ailleurs une forme de structure légale pour les entreprises.
AB Fonderie, Mouvement CNV France, des habitats groupés.
Mots clés
Transparence, vision, mission, objectif, double lien , cercle, consentement, objection, feedback

Pour ceux qui souhaiteraient approfondir la démarche de la sociocratie, nous renvoyons en page 6 de l’article  “Les entreprises libérées : une mythologie de contestation”.

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