Shu Ha Ri, de l’art martial dans l’agilité

La mise en place d’une méthodologie agile au sein d’une équipe non initiée peut s’avérer périlleuse, l’équipe n’est pas forcément l’instigatrice de cette nouvelle approche et aura naturellement tendance à se raccrocher à d’anciennes pratiques.

Tout l’enjeu est alors de mettre en place un processus d’apprentissage qui permettra de faire adhérer tous les membres du groupe à ces nouvelles méthodes.

Peut-être cela vous est-il déjà arrivé lors d’un daily meeting de voir certains membres d’une équipe exprimer uniquement l’état de leurs tâches sans chercher à développer ou à partager avec les autres.

Ces mêmes membres auront tendance à vouloir quitter le meeting ou à reprendre leurs activités sans attendre que les autres membres du groupe finissent de parler.

Si c’est le cas, il y a de fortes chances que l’équipe n’ait pas vécu les différentes étapes d’apprentissage qui permettent une claire adhésion.

En brûlant ces étapes, le risque est de voir l’équipe montrer une incompréhension pour ces nouveaux concepts qu’elle est censée pouvoir appliquer.

En résulte une adaptation de ces concepts, mélange bancal entre les anciennes méthodes auxquelles il est facile de se raccrocher et les nouvelles méthodes agiles qui, dénaturées, ne pourront plus apporter autant de bénéfices en termes de collaboration et d’optimisation qu’elles auraient dû.

En partant de ce constat, quelles sont les étapes que les équipes agiles doivent expérimenter pour adhérer pleinement à ces pratiques ?

Shu-Ha-Ri : les 3 étapes de l’apprentissage

Le Shu-Ha-Ri est à l’origine un concept issu des arts martiaux japonais qui décrit trois étapes de l’apprentissage. Ce concept a été assimilé et adapté par la suite dans le cadre de l’approche Lean chez Toyota. Il peut être appliqué dans le cadre d’un apprentissage de la méthode agile et scrum.

Le novice, afin de maitriser une nouvelle technique doit passer par trois étapes : Shu (Suis la règle), Ha (Casse la règle), Ri (Sois la règle).

Shu : Suis la règle

Shu (que l’on pourrait traduire par protéger ou obéir) est l’étape d’apprentissage des fondamentaux.

Dans cette étape, le disciple suit les règles dictées par le maitre. Il se concentre sur une seule tâche et copie la technique. Si plusieurs façons de faire existent, le disciple se concentrera sur une seule.

Par exemple, le daily meeting est un rituel qui commence tous les jours à la même heure, au même endroit et demande aux participants de répondre aux trois mêmes questions. Par la répétition et en appliquant ces fondamentaux, les personnes viendront à trouver une signification plus profonde à ces trois questions. Pour détailler ce dernier point :

• Qu’est-ce que j’ai fait hier ?

Le but évident est de suivre l’’évolution de l’activité d’un membre de l’équipe. Mais la réponse qu’il apportera donnera également des indications sur l’état d’avancement global du projet, sur la conséquence des actions d’un individu sur les autres membres du groupe qui auront ici une fenêtre pour échanger sur ces impacts.

• Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?

Cela soulignera également l’engagement de l’individu par rapport au groupe qui peut aussi donner des précisions sur le délai de réalisation.

• Qu’est-ce que j’ai comme problèmes ?

Le vrai message est ici de demander à l’équipe du soutien sur une tâche sur laquelle l’individu s’était engagé, d’anticiper l’impact d’un potentiel retard, de réajuster l’engagement de l’équipe.

Si les règles sont appliquées mécaniquement tout au long de la vie d’un projet alors le daily meeting sera vidé de son sens. A contrario, si au début de la mise en place d’une méthodologie agile ou scrum, l’équipe ne suit pas mécaniquement des règles, le risque est de jamais vraiment suivre la méthode.

L’étape du Shu, appliquée au début de la vie de l’équipe, permet à travers la répétition et le mimétisme de casser les anciennes méthodes connues et usagées en laissant la place à de nouveaux réflexes. Une fois ces reflexes assimilés, le disciple pourra passer à l’étape du Ha.

Ha : Casse la règle

Ha (que l’on pourrait traduire par se détacher ou digresser) est l’étape où le disciple, ayant assimilé les fondamentaux, trouve de nouvelles approches.

Le disciple a passé l’étape de la découverte et de l’assimilation des nouvelles méthodes. En ayant compris les bases, il peut maintenant accéder à un niveau de compréhension plus profond que celui permis par la répétition régulière de règles nouvelles. Une nouvelle couche de savoir lui est alors révélé et il peut ainsi d’une part transmettre son nouveau savoir, et d’autre part améliorer ce dernier à travers ses propres expérimentations. Les règles rigides de l’étape Shu se sont transformées en un socle de connaissances propices à l’amélioration continue. Le disciple jouit alors d’une certaine liberté qui contraste avec la nécessité absolue de suivre les règles de l’étape précédente.

Si nous reprenons l’exemple du daily meeting, l’équipe qui aura assimilé la méthode et démontré sa capacité à l’appliquer en respectant les règles, qui aura compris que le daily est moins un meeting de statut que d’engagement, pourra progressivement s’interroger sur la pertinence de son travail.

C’est le principe Inspecter et adapter de la méthode scrum : ponctuellement interrompez vos activités, revoyez ce que vous avez fait et demandez-vous si c’est toujours ce que vous devez faire et si vous pouvez mieux le faire.

L’équipe ayant accédé à l’étape Ha applique les règles en les questionnant et en cherchant ses exceptions.

Ri : Sois la règle

Ri (que l’on pourrait traduire par quitter ou se séparer) est l’étape où le disciple, ayant maîtrisé les règles, peut les transcender et les adapter.

Le disciple qui atteint l’étape Ri est capable de se détacher des règles apprises. Après avoir étudié les fondamentaux et les avoir remis en question dans les étapes précédentes le disciple peut, de par ses expérimentations, adapter voire modifier les règles. Les techniques ne sont plus simplement reproduites par mimétisme mais utilisées de manière appropriée et adaptées au contexte. Le disciple est ainsi libre de ses mouvements, il ne suit plus un chemin tout tracé par son maitre mais choisit lui-même ses orientations.

L’équipe agile ayant atteint ce stade appliquera naturellement les nouvelles méthodes et aura suffisamment de recul pour décider de casser les règles en place afin de les adapter à un contexte de plus en plus mouvant. Pour finir avec l’exemple du daily meeting, l’équipe pourra décider de remplacer une méthode stand-up par une autre méthode de son choix.

L’étape Ri est la dernière étape d’apprentissage d’une technique. L’équipe a suffisamment absorbé les règles pour les faire devenir siennes et les dépasser si besoin.

L’entreprise qui souhaite mettre en place de nouvelles méthodes au sein de son organisation doit avoir conscience de l’importance du processus d’apprentissage de son équipe. Une équipe qui resterait à l’étape Shu indéfiniment ne fera qu’appliquer des règles sans les comprendre et ne profitera donc pas de tous les bénéfices de l’agilité. Néanmoins l’entreprise doit veiller à ne pas considérer cette équipe dans l’étape Ha à tort, au risque d’amener le projet dans une impasse. L’échec sera alors bien souvent imputé aux méthodologies agiles en elles-mêmes plutôt qu’à leurs mises en place. L’autonomisation des équipes n’est possible que si un certain nombre d’étapes d’apprentissage est respecté.

Le concept ShuHaRi s’applique donc pleinement à la mise en place de méthodologies agiles en définissant les étapes nécessaires à l’apprentissage et l’émancipation des équipes. Il stimule la créativité en permettant aux équipes de s’affranchir des règles initiales pour se concentrer sur les besoins de l’entreprise. C’est tout l’enjeu du Ri.

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